阮梅作为TVB的董事长，同时也是飞天集团核心管理层成员、文化出海战略领导小组成员，深知2012年度文化出海总结大会暨2013年全球拓展计划发布会的重要意义，也深知TVB作为集团文化出海战略的核心内容平台与传播渠道，在2012年取得的辉煌业绩中发挥了不可替代的重要作用。
在大会筹备之初，当王莽提出需要TVB全面配合大会的筹备工作，提供TVB板块的年度业绩数据、项目成果、经验总结、2013年发展规划等相关资料，安排TVB相关负责人参加大会并进行工作汇报，组织TVB艺人参与大会的文艺演出与宣传活动时，阮梅第一时间吩咐TVB行政总裁、财务总监、内容制作部总经理、海外业务事业部总裁、艺人管理部总监、全球宣发中心负责人等核心下属，全面落实集团的部署要求，按照大会的时间节点与质量标准，完成TVB板块的业绩统计、报告撰写、资料准备、参会安排、艺人组织等各项工作。
她明确要求财务总监，严格按照集团的财务制度与统计标准，全面、准确、及时地统计TVB板块2012年全年的各项经营数据，包括营业收入、净利润、用户数、播放量、版权收入、广告收入、海外营收占比等，确保数据真实、准确、完整，无任何遗漏与错误；要求内容制作部总经理，全面总结TVB2012年内容制作与全球发行的成果与经验，分析存在的不足，提出2013年的内容制作与发行计划，重点突出精品内容打造与全球本土化创作；要求海外业务事业部总裁，全面总结TVB海外付费频道、流媒体合作、线下活动等业务的发展成果与经验，提出2013年的全球渠道拓展计划，明确新增覆盖国家与用户增长目标；要求艺人管理部总监，统筹旗下核心艺人，组织排练高质量的文艺节目，参与大会的演出活动，同时配合大会的宣传推广工作，提升大会的影响力；要求全球宣发中心负责人，整合TVB的全球媒体资源与社交平台账号，配合集团做好大会的全球宣传推广工作，扩大大会的全球传播范围与影响力；要求行政总裁，统筹协调TVB各部门的大会筹备工作，确保所有资料按时提交，安排相关负责人准时参加大会并进行高质量的工作汇报，组织艺人按时参加排练与演出。
所有具体的数据统计、报告撰写、资料准备、参会安排、艺人组织、宣传推广的事务，全部交由下属团队全权处理，阮梅本人不参与任何一线的筹备工作，不亲自出席大会，不进行任何工作汇报，不参加任何文艺演出与宣传活动，只负责统筹决策、整体方向把控、核心资源调配与重大事项审批，确保TVB板块的大会筹备工作高质量、高效率完成，为集团整体大会的顺利召开提供有力支撑。
TVB各个部门严格遵照阮梅的指令执行任务，部门之间通力协作，与集团大会筹备组保持实时沟通，信息传递及时准确，资料提交按时完整，艺人组织有序高效，没有出现任何部门推诿、沟通滞后、数据错误、资料遗漏、艺人缺席等问题，高质量完成了TVB板块的大会筹备工作，为集团整体大会的顺利召开做出了重要贡献。
为保障2012年度文化出海总结大会暨2013年全球拓展计划发布会的高质量、高标准、顺利召开，集团董事会正式审议通过，成立了大会筹备专项指挥部，由王莽亲自担任总指挥，集团总裁、文化影视板块总裁、TVB行政总裁、集团办公室主任联合担任副总指挥，从集团各部门、各业务板块、TVB各部门抽调核心骨干，组建超过260人的专职筹备团队，下设数据统计与核算组、报告撰写与审核组、议程设计与流程组、全球嘉宾邀请组、会场布置与搭建组、后勤服务与保障组、全球宣传与推广组、技术系统与直播组、文艺演出与活动组、安全保障与应急组十大专项工作组。
各组实行定岗定人、责任到人、节点倒排、闭环管理、全球协同的推进模式，彻底打破部门壁垒、区域壁垒、职能壁垒，构建起从大会策划、筹备、召开到后续落地的全链条工作体系，所有工作组高效配合、无缝衔接，无推诿扯皮、无沟通障碍、无工作延误，确保大会筹备的每一个环节都按计划顺利推进，无任何波折与阻碍。
数据统计与核算组由36名资深财务人员、统计人员、数据分析师与审计人员组成，团队成员均拥有10年以上大型企业财务统计与数据分析经验，熟悉集团各业务板块的经营模式与财务制度，核心任务是完成集团2012年全年各项经营数据的收集、整理、核对、分析与汇总工作，确保所有数据真实、准确、完整、及时，为大会报告的撰写与业绩发布提供坚实的数据支撑。
小组制定了详细的数据统计方案与统一的统计标准，明确了各个业务板块、各个部门、各个区域、各个项目的数据报送内容、格式、口径与时间节点，建立了严格的三级数据审核机制，即部门初审、板块复审、集团终审，对每一项数据都进行了多轮交叉核对与验证，同时邀请了全球四大会计师事务所之一的普华永道进行了独立审计，确保数据的准确性与公信力。
经过为期三个月的紧张工作，小组共收集、整理、核对、审计了超过268万条经营数据，涵盖了营业收入、净利润、成本、费用、用户数、播放量、票房、销售额、项目数、覆盖国家数、员工数、专利数、合作机构数等128个维度，形成了超过680页的详细数据报表与12份专项数据分析报告，全面、准确、客观地反映了集团2012年全年的经营成果与发展状况，为大会报告的撰写与2013年计划的制定提供了坚实的数据基础。
报告撰写与审核组由28名资深战略分析师、行业研究员、文案撰写人员与编辑人员组成，团队成员均拥有15年以上大型企业战略规划与报告撰写经验，熟悉全球文化产业发展趋势与集团的发展战略，核心任务是完成集团年度总结报告、2013年全球拓展计划报告、各业务板块专项报告、领导讲话稿等各类大会文件的撰写、修改、审核与定稿工作。
小组基于数据统计与核算组提供的详细数据，结合全球文化产业市场的发展趋势与集团的战略目标，全面梳理了集团2012年全年文化出海战略的实施成果，深入分析了成功的原因与存在的不足，系统总结了文化出海的成功经验与有效模式，科学制定了2013年全球拓展的总体目标、重点任务与实施路径。
在报告撰写过程中，小组先后召开了36次专题讨论会，广泛征求了集团管理层、各部门负责人、业务骨干、行业专家与合作伙伴的意见与建议，对报告进行了28轮的修改与完善，最终形成了超过860页的《飞天集团2012年度文化出海总结报告》、360页的《飞天集团2013年全球拓展计划》、12份各业务板块专项报告、6份专题研究报告以及18份领导讲话稿与会议文件，所有报告内容全面、数据详实、分析深入、规划科学、语言精炼，得到了集团董事会与管理层的一致高度评价。
议程设计与流程组由18名资深会议策划人员与流程设计师组成，团队成员均拥有10年以上大型国际会议策划与组织经验，熟悉各类大型会议的流程设计与现场管理，核心任务是完成大会的整体议程设计、环节安排、流程把控、现场调度等工作，确保大会节奏紧凑、内容充实、高效有序、圆满成功。
小组结合大会的主题、目标与内容，设计了为期三天的大会议程，包括开幕式、集团年度总结报告、各业务板块年度汇报、2013年全球拓展计划发布、全球合作论坛、专题研讨会、先进表彰大会、文艺晚会、闭幕式等环节，每个环节都明确了时间、内容、发言人与主持人，同时设计了多个互动环节与交流活动，为参会嘉宾提供了充分的交流与合作机会。
为了确保大会流程的顺畅，小组先后进行了12次全流程模拟演练，对每一个环节、每一个细节都进行了反复的打磨与优化，及时发现并解决了可能出现的问题，确保大会当天能够零失误、零差错地顺利进行。
全球嘉宾邀请组由24名资深公关人员、国际合作专员与翻译人员组成，团队成员精通英语、法语、德语、西班牙语、葡萄牙语、阿拉伯语、泰语、印尼语、日语、韩语等26种语言，熟悉全球各国的外交礼仪与商务习惯，核心任务是完成全球嘉宾的邀请、接待、行程安排与服务工作。
小组制定了详细的嘉宾邀请名单与邀请方案，邀请范围涵盖了龙国与香江相关政府部门领导、各国驻香江领事官员、李家成、何老等香江商界领袖、全球各大投资机构代表、全球知名影视公司与传媒集团高管、全球文化产业专家与学者、全球华人社团代表、影视明星与艺术家、媒体记者等各个领域的知名人士。
小组通过电话、邮件、邀请函、专人拜访等多种方式进行邀请，所有受邀嘉宾都欣然接受了邀请，无任何嘉宾拒绝邀请、档期冲突、临时缺席的情况，最终确定了来自全球68个国家和地区的3280余位嘉宾参加大会，其中包括12位各国前政要、36位各国驻华与驻香江使节、128位全球知名企业高管、256位文化产业专家与学者、368位华人社团代表、128位影视明星与艺术家、468位媒体记者，嘉宾阵容之强大、覆盖面之广、规格之高，创下了全球文化产业年度盛会的历史之最。
同时，小组为每一位重要嘉宾都配备了专属的接待人员与翻译人员，制定了详细的行程安排与接待方案，提供了从机场接送、酒店入住、会议参与、餐饮服务到观光游览的全方位、个性化服务，确保所有嘉宾都能够感受到宾至如归的体验。
会场布置与搭建组由32名资深活动策划人员、设计师、工程师与施工人员组成，团队成员均拥有15年以上大型活动会场布置与搭建经验，熟悉各类大型场馆的结构与功能，核心任务是完成大会会场的选择、设计、布置与搭建工作，打造一个庄重、大气、现代、具有中华文化特色的大会现场。
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